ESTRUCTURAR EL TIEMPO EFECTIVAMENTE

RECOMENDACIONES PARA ESTRUCTURAR EL TIEMPO DE FORMA EFECTIVA EN EL TRABAJO

Montse García

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1.-ANÁLISIS MINUCIOSO DEL REPARTO DE LA JORNADA LABORAL

1. Realizar un registro de la jornada laboral dividida en secciones de 30 minutos. 
2. Valoración del tiempo dedicado a cada tarea (reuniones, lectura, contestar correspondencia, ayudar a colegas o llamar por teléfono) y posteriormente su porcentaje respecto a la jornada laboral. Si el tiempo dedicado a cada actividad no se ajusta a nuestras expectativas, plantearnos las siguientes preguntas:

•  ¿Realizo el trabajo que debería hacer otro? 
• ¿Hay pautas repetitivas en el registro?
•  ¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea?
•  ¿Dispongo de tiempo suficiente para ser innovador?

2.-FIJAR OBJETIVOS GLOBALES 

1. Anotar todos nuestros objetivos, dividiéndolos después en cuatro categorías
• A corto plazo, a largo plazo, personales yprofesionales.
2. Considerar si son realistas y recordar que podemos adquirir actitudes nuevas en cualquier momento.
3. Reflexionar acerca de las aptitudes que son necesarias para realizar los objetivos fijados.
4. Disponer los objetivos por orden de prioridad. Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de tareas. Lo esencial es saber distinguir entre las que son más importantes y las que requieren atención inmediata.
5. Seleccionar aquellas tareas (del registro previo) que se pueden llevar a cabo en función de su prioridad delegando aquellas en las que nuestra intervención no sea necesaria.

3.-DISTRIBUIR LOS TRES TIPOS DE TAREAS A LO LARGO DEL DÍA

1. Intercalar bloques de concentración intensa (tareas importantes), con periodos de tareas rutinarias  que son más descansadas.
2. Dotar la distribución de tareas de una visión realista, la jornada laboral no se compone de  24 horas.
3. No hay que exigir demasiado a nuestros colegas para no crearles frustración, cansancio ni desmoralización.
4. Buscar un breve periodo de tiempo libre de interrupciones y distracciones que nos sirva para reflexionar, evaluar prioridades y concentrarse en tareas difíciles.
5. Es conveniente recordar tres puntos:   

• Las prioridades de un jefe podrían diferir de las de su empleado. 
• Las prioridades cambian, así que probablemente hay que re evaluarlas.
• Cuanto más cerca estemos del objetivo, más importante resulta priorizar y concentrarse en las tareas inmediatas.

4.-CONOCER Y FAMILIARIZARNOS CON NUESTRO RITMO ENERGÉTICO PERSONAL

1. Realizar las tareas más importantes del día en los momentos de mayor capacidad física y mental (personas matutinas y vespertinas).
2. Interesante apuntar los momentos del día en los que nos sentimos más cansado o más alertas durante algunos días, al tiempo que anotamos las tareas que hacíamos en esos momentos.

5.-USO DE AGENDAS

1. El uso de una agenda requiere disciplina.
2. Hay que acostumbrarse a tomar el tiempo necesario para apuntar los compromisos en el momento en que se sabe de ellos, calculando el tiempo necesario para prepararse una reunión o desplazarse a los sitios.
3. Examinar cuidadosamente los asuntos programados para cada día, que el programa sea equilibrado.
4. Si la agenda está demasiado cargada, debemos intentar delegar algunas tareas, comenzando por aquellas que nos sean más desagradables (hay tareas que se adecuan más a cierto tipo de personalidades).
5. Planificación a largo plazo. Fijar periodos realistas para concluir las tareas.

6.-OTRAS ESTRATEGIAS

Organizar adecuadamente el lugar de trabajo. Disposición de objetos, uso del color y orden en general.

1. Vaciar el escritorio de papeles de tareas anteriores.
2. Evitar las notas pegadas a la mesa.
3. Ordenar el despacho cada día ocupándose o delegando los asuntos urgentes en el momento de su llegada.
4. Los objetos del lugar en que se trabaja deben estar ordenados.
5. La forma de archivar es muy importante. Hay que archivar regularmente y sólo los documentos que se consulten en el futuro.

Forma de llegada de la información

1. Hay que tener en cuenta que ciertos tipos de información parecen más urgentes que otros, pero es posible que no sea así (las llamadas telefónicas suelen tener prioridad frente al correo).
2. Establecer una rutina para gestionar correo y mensajes electrónicos.

Información vía oral

1. Las interrupciones de tipo presencial. No siempre es factible mantener la puerta cerrada, tener la puerta abierta y evitar interrupciones indeseadas pueden manejarse con dos estrategias.

• Rediseñar el espacio de trabajo. Colocar el escritorio detrás de los archivadores o sentarse detrás de la pantalla del ordenador para hacerse menos visible para el personal. Esto hace que se interrumpa menos innecesariamente.

• Desalentar las interrupciones mediante un lenguaje corporal negativo. Girar la cabeza pero no el tronco ante la visita, mirar el reloj, no soltar el bolígrafo de la mano, no tomar asiendo.

1. Manejo de la comunicación telefónica.

• Antes de hacer una llamada importante, dedicar un tiempo a relajarnos y prepararnos. Procurar que la conversación se adapte a la agenda.
• Reservar una hora del día para realizar las llamadas.
• Si un número comunica se volverá a intentar llamar después de hacer otras llamadas.
• Evitar regatear o cerrar tratos por medio de interminables mensajes grabados.
• No continuar hablando si la línea es mala.
• Las llamadas que se estiman que sean breves, hay que hacerlas al final de la mañana o la tarde.
• Siempre es aconsejable hacer una buena presentación.
   

Bibliografía consultada

 "El Nuevo Mercado Laboral: Estrategias de Inserción y Desarrollo Profesional (UNED)- Fco José Palací Descals, Juan Antonio Moriano León.